中堅社員が他社社員も含めて見てきた仕事が速い人の３大特徴
仕事の優先順位を付けている
仕事が遅い人は目の前の作業に翻弄され、本当に優先すべき仕事を見失いがちです。その結果、締め切り直前にバタバタし顧客からも職場内からも評価が落ちます。
仕事の状況は常に変化するもの。上司はその時に気になったことを遠慮なしに部下に確認したり指示したりします。こちらの事情は一切関係ありません。目の前の仕事に没頭しているとき、突然、別の仕事を指示される余裕がないと混乱してしまいます。
仕事の速い人は、最短距離でゴールするために、最も効率的な仕事の順番を組み立てています。緊急度や重要度に応じて優先順位を決め、To Do リストに落とし込み、1つずつ実行していきます。
わたしが実際に行っているのは、
①付箋にTO DOリストを一つづつ書き出しデスクやついたてなど常に目に入るところに貼っておきます。そしてタスクが終わるたびにその付箋を捨てていきます。
②付箋は物理的なものですから、何かの拍子で無くしてしまう恐れもありますので、スマホのカレンダーアプリのTO DOリストにも同じものを入れておき忘れないようにしています。
③毎朝出社し、一番最初にする仕事はスマホやデスクのTO DOリストの確認です。その日の優先順位を確認しながら、一週間、また1ヶ月単位で全ての仕事が締め切りに間に合うか確認します。
やり忘れなどミスも生じやすい作業に優先順をつけるためにも自分のタスクを書き出して明確にすることが大切です。
次に何をやろうかと迷う時間を減らせます。顧客に関わる仕事は最優先する。納期を見て作業日の計画を立てるなど自分の中で基準を作りましょう。
依頼ごとにすぐ対応
前の項目でも紹介しましたが、上司や顧客はこちらの事情一切関係なしに依頼や問い合わせをしてくるものです。仕事をTO DOリストに整理していても、取り掛かりが遅ければ何も意味がありません。
後でやろうと思ってもその時にはなかなかやってこないものです。急な仕事に取り組みんでいると、いざ自分の仕事に戻る頃には内容忘れ思い出すのに時間がかかったり、資料やメールを読み直したり余計に時間がかかります。
依頼には早く対応する、メールにはすぐ返信する。仕事が早い人は先延ばしが嫌いです。むしろ早く終わらせてスッキリしたいと考えます。余裕を持って終わると達成感が覚えるのでさらにやる気がアップします。
先延ばしは仕事の効率と満足度を下げますし、難しい仕事こそ早く取り掛かり計画的に少しずつ進めましょう。
一方、仕事の遅い人は、時間よりも完成度を重視しがちです。けれど時間をかけて9割の書類を1枚仕上げるより、8割の書類を素早く作った方がが評価が高いことが多いです。上司や顧客は「あのお願いはどうなってる」と質問されてきたらアウトで、その時点で自分への評価を落ちています。どのくらい丁寧さが求められているか、きちんと見極めることが必要ですが、急な依頼は時間を優先する場合が多いです。
わたしも以前、来週に事業の説明を上司にする約束していましたが、それよりも前に急に説明を求められたことがありました。
このように返答することもできましたが、わたしはこの仕事を依頼された直後に取り掛かっていましたので、対応することができました。説明のあとでさりげなく約束のことを匂わせることで上司にさらに仕事が早いとの印象を持たせることもできます。
仕事を締め切りを決める
上記の「依頼ごとはすぐ対応」の関連でもんありますが、仕事の締め切りを作ることは重要です。すでに締め切りの設定してある仕事は締め切りが近いものからやるべきですが、締め切りが明確に決まっていない仕事こそ、自分で締め切りを設定しないとズルズルと何もしないままになってしまします。
まずは取り掛かるきっかけにするためにも、自分で仕事の締め切りを設定しましょう。
また依頼ごとでも締め切りを相手と共有して確実に仕事を進めていきましょう。
これは相手にも求めることで複数人で進める仕事を確実にこなすことができます。私は時間に余裕がある仕事を頼む場合でも「いつまでにできますか」と必ず確認してします。そうしないといつまでもしてくれず、結局締め切りギリギリになって品質もイマイチになってしまいがちです。
自分にも他人にも締め切りを設けることで時間を短縮し品質を高めることができます。
机やパソコン画面は綺麗
仕事がスピードアップしている現代ではたとえ5分の探し物でも大きな損失です。だからこそ仕事が早い人は書類や文具を整頓しメールもフォルダ分けやフラグを立てて見やすく分類必要なものをすぐに見つけられる環境を整えています。
私の仕事では紙の文書もたくさん配布されますが、文書はPDFにしてデジタル保存を心掛けています。仕事項目ごとにファイル名に・文書の内容と作成日（例えば2020年６月６日の文書なら20200606）の名前を付けて保存。契約書など紙で保存しなければいけない場合を除き紙の文書はスキャンしたら捨てています。文書が必要が不必要か判断できない場合は捨てています。
「後になってから必要だった」ということもゼロではないですが、また文書をもらえばいい話ですし、これで困ったことはありません。
フォーマットを活用
作業時間の短縮のために、書類やメールの雛形を活用している人が多いです。気が乗らない仕事は最初の一歩踏み出すのに時間がかかるものですが、雛形さえあれば取り掛かりやすくなりますし、全体の予定が前倒しで進むと言うメリットがあります。
まずワードなどの挨拶文やおこしの文言はソフト自体にフォーマットが用意されていますし、自分のメアドなどはパソコンで１文字で変換されるよう用語登録しています。
仕事をある程度続けていれば、「あれ？この文書はよく使うな」と思うことがあります。その際に少し手間をかけてフォーマットを作ればそれ以降の仕事が楽に、しかも時短にもなります。
その少しの工夫がより良い仕事につながっています。
