中堅社員が他社社員も含めて見てきた仕事が速い人の仕事段取り術
出勤中に今日の仕事内容をイメージ
出勤中に今日での仕事の様子を具体的にイメージしてみましょう。
出席して席に着いた時に目に入るものは何?
仕事開始から30分間は何をしているの?
突発の要件に入ってきそうなものは何?
イメージできた状態で仕事に取り掛かれれば朝からフル稼働できます。
デスクについあたら今日やるべきことを書き出す
今日やるべきことを書き出すまずは朝1番に今日やるべきことをリストアップします。
私の場合は、付箋に一つづつ書き出し、終わるごとにその付箋を捨てていき、定時にはデスクの付箋が少なくなっている状況を作り出しています。
この中で取り掛かるのが大変なものをピックアップ1時間以上かかるものや、頭を使うものなど、気が重い仕事を後回しにしてしまいがちです。そうならないよう、リストから仕事だけを抽出します。
抽出した仕事を15分から30分単位の作業に分解して取り組みやすさをアップさせます。
例えば提案書の作成も、資料読む、提案事項を箇条書きにするなど15分から30分台の作業に分解するとこれならできると思え、手をつけやすくなります。
手帳やスマホカレンダーに書き込む
やるべきことリストの全てを手帳に書く必要ないですが、今日やるべき重要な仕事だけを時間軸の中に落とし込んでいきましょう。
さらにサクサク実行するためには「13時までにお送りします」と上司や関係者にメールで宣言したりします。
締め切りを設定することで緊張感が生まれ無駄なく作業がはかどります。
これは仕事相手に仕事を依頼するときも有効です。
「その仕事は何時までにできますか？」とかくにんすることで相手に緊張感も持ってもらうことができ、さらにそれまでに進めておく仕事に着手できるなど時間を有効に利用できるようになります。
5分ですぐできることを超スピードで行うのも、朝なかなかエンジンがかからない時は有効です。
とりあえず着手し短時間で集中的にこなして、次の仕事に弾みをつけるのも手です。
5分10分の隙間時間も「積もれば山となる」です。
すぐにできることをリスト化しておき、すきま時間に端から消化していきましょう。
終業時に一日の仕事を振り返る
1日を振り返って気づいたことをメモしましょう。
自分の時間の使い方を客観的に把握できます。
また「この部分は上司に確認」が必要など明日に向けて段取りができます。
振り返りをするとこんないいことがあります
①段取りの立て方を見直せます。「取引先の担当者を捕まえるには朝一の電話が良い」など経験を次に生かせます。
②自分のバイオリズムが分かります。1日の時間の流れの中で集中できる時間帯やタイミングなどが分かります。
③効率化のポイントが見えてきますこの作業は1日まとめて時間をとったほうがいい等が分かります。
